Дуже часто сьогодні чуємо від наших громадян, які вимушено покинули територію України, про необхідність підтвердження дійсності українських документів (наприклад, про освіту, про професійну кваліфікацію, про соціальний статус, про сімейний статус) при пред’явлені їх в офіційних іноземних установах. Така процедура офіційно має назву – легалізація офіційного документа.
Що це таке?
Легалізація офіційного документа це процедура перевірки його відповідності чинному законодавству України або законодавству держави перебування, встановлення та посвідчення дійсності документа або справжності підпису, повноважень посадової особи, яка підписала документ або засвідчила попередній підпис, а також дійсності відбитка штампу, печатки, якими скріплено документ. Міжнародною стандартизованою формою заповнення відомостей про законність документа є АПОСТИЛЬ.
Чим регулюється процедура апостилювання?
Варто зауважити, що правила проставлення апостиля в Україні були оновлені у березні 2023 року. Однак, першопочатково порядок засвідчення офіційних документів апостилем в Україні регламентується Гаазькою Конвенцією, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів 1961 року, згода на обов’язковість якої надана Законом України від 10.01.2002 «Про приєднання України до Конвенції, що скасовує вимогу легалізації іноземних документів”, і набула чинності між Україною і державами-учасницями Конвенції, що не висловили заперечень проти її приєднання, з 22.12.2003 року та Правилами проставлення апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав, що затверджені Наказом Міністерства закордонних справ України, Міністерства внутрішніх справ України, Міністерства освіти і науки України, Міністерства фінансів України та Міністерства юстиції України від 17.03.2023, що набули чинності 23.03.2023 р. Згідно вказаних нормативних актів, єдиною формальною процедурою, яка може вимагатися для посвідчення автентичності підпису, якості в якій виступала особа, що підписала документ, та, у відповідному випадку, автентичності відбитку печатки або штампу, якими скріплений документ, є проставлення АПОСТИЛЯ компетентним органом держави, в якій документ був складений. І як результат – згідно з положеннями Конвенції, документ, на якому проставлено апостиль, не потребує ніякого додаткового оформлення чи засвідчення і може бути використаний в будь-якій іншій державі-учасниці Конвенції. Апостиль – це спеціальний штамп, що ставиться на офіційних документах і підтверджує їхню дійсність та робить документи чинним на території держав-учасниць Гаазької конвенції 1961 року. Штамп апостиля проставляється як на самому документі, так і на окремому аркуші, що скріплюється з документом.
Де здійснюється?
Апостиль на офіційних українських документах ставиться виключно на території України. Тобто, ви не зможете проставити апостиль на українські документи в українських посольствах чи консульствах за кордоном. Станом на 3 липня 2023 року налічується 120 країн-учасниць Конвенції, що скасовує вимогу легалізації іноземних документів. Відповідно до змісту статей 2, 3 Конвенції кожна з Договірних держав звільняє від легалізації документи, на які поширюється ця Конвенція і які мають бути представлені на її території.
Щодо яких документів застосовується?
Апостиль проставляється: на офіційних документах, що виходять від судів України; на офіційних документах, що виходять від органів юстиції, державних архівних установ, органів виконання покарань та пробації; на офіційних документах, виданих Міністерством освіти і науки України, центральними органами виконавчої влади, діяльність яких спрямовується та координується Кабінетом Міністрів через Міністра освіти і науки України, їх територіальними органами, закладами освіти, підприємствами, установами і організаціями, які надають послуги у сфері освіти і науки або провадять іншу діяльність, пов’язану з наданням таких послуг; на офіційних документах, оформлених державними і приватними нотаріусами; на офіційних свідоцтвах, виконаних на документах, підписаних особами у їх приватній якості, таких як офіційні свідоцтва про реєстрацію документа або факту, який існував на певну дату, та офіційних і нотаріальних засвідченнях підписів; на офіційних документах, що видаються Міністерством внутрішніх справ України, його територіальними органами з надання сервісних послуг та відокремленими пунктами реєстрації кваліфікованого надавача електронних довірчих послуг – акредитованого центру сертифікації ключів Міністерства внутрішніх справ України; на офіційних документах, що видаються Державною міграційною службою України, її територіальними органами та територіальними підрозділами, що стосуються сфери міграції (імміграції та еміграції), у тому числі протидії нелегальній (незаконній) міграції, громадянства, біженців та інших визначених законодавством категорій мігрантів; на офіційних документах, що видаються Державною податковою службою України та її територіальними органами; на інших офіційних документах.
Хто уповноважений проставляти?
Органами, які уповноважені проставляти апостиль є: Міністерство внутрішніх справ України, Міністерство освіти та науки України, Міністерство юстиції України, Державна міграційна служба, Державна податкова служба України, Міністерство закордонних справ України. Для прикладу, апостиль на офіційних документах, що видаються органами юстиції та судами, а також на документах, що оформляються нотаріусами України, проставляється Міністерством юстиції України відповідно до повноважень.
Скільки часу займає процедура?
Терміни розгляду документів для проставлення апостиля встановлюються компетентним органом. Однак, за загальним правилом термін проставлення апостиля: до 2 робочих днів – загальний строк; до 20 робочих днів – у разі необхідності отримання зразка підпису, відбитка печатки та/або штампа, а також здійснення перевірки документів про державну реєстрацію актів цивільного стану (у випадку відсутності відомостей про них у реєстрі та/або виникнення сумніву щодо їх достовірності).
Яка форма апостилю на документі?
Апостиль проставляється розміром 10×10 см, у межах якого розміщено текст відповідно до встановленої форми; проставляється безпосередньо на вільному від тексту місці документа або на його зворотному боці чи на окремому аркуші; всі пункти апостиля та додаткова інформація під апостилем заповнюються українською мовою або за рішенням компетентного органу українською та іншими мовами одночасно; виправлення або зміна тексту апостиля не допускається. Під апостилем за рішенням компетентного органу може розміщуватися додаткова інформація, зокрема QR-код адреси електронного реєстру для перевірки дійсності апостиля. Внесення до Електронного реєстру апостилів запису про апостиль здійснюється в разі відсутності підстав для відмови у проставленні апостиля і підтверджується написом «Внесено до Електронного реєстру апостилів: (адреса Інтернет-ресурсу)», розміщеним під апостилем. Будь-яка особа має право на доступ до відомостей Реєстру про проставлений апостиль безоплатно через вебсайт, що ведеться адміністратором Реєстру, за посиланням.
Лідія ВДОВІЧЕНА
к.ю.н., доцент кафедри публічного права
