Звільнення працівників з використанням засобів дистанційного зв´язку

Зміна працівниками місця проживання в межах країни, виїзд їх за кордон – в умовах воєнного стану досить часто стають перешкодами для подальшого виконання посадових обов´язків за раніше укладеними трудовими договорами (у працівника виникає бажання звільнитися; трудова діяльність вимагає присутності на робочому місці; працівник неналежно виконує покладені на нього трудові обов´язки тощо), а тому логічним постає питання про припинення трудових відносин із відповідними працівниками. Оскільки звичайну процедуру звільнення до такої категорії працівників неможливо застосувати через їх фізичну відсутність за місцем знаходження роботодавця, то виникає наступне питання: чи можливо тоді провести звільнення за допомогою засобів дистанційного зв´язку?

Станом на сьогодні, як і раніше, звільнення може відбуватися за угодою сторін (п.1 ст. 36 КЗпП України); у зв’язку із закінченням строку дії трудового договору (п.2 ст.36 КЗпП України); розірвання трудового договору, укладеного на невизначений строк, з ініціативи працівника (ст.38 КЗпП України); розірвання трудового договору з ініціативи власника або уповноваженого ним органу у випадку змін в організації виробництва і праці (п.1 ст.40 КЗпП України) тощо. Крім цього, на період дії воєнного стану додатково потрібно враховувати і положення Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15 березня 2023 року, які передбачають особливості розірвання трудового договору з ініціативи працівника (стаття 4) та роботодавця (стаття 5).

На офіційному сайті Державної служби України з питань праці зазначено, що працівник може подати дистанційно заяву про звільнення, але за умови підтвердження факту особистого написання заяви шляхом використання електронного цифрового підпису, шляхом поштового відправлення, іншим погодженим із роботодавцем засобом.

Відповідно до частини 3 статті 29 КЗпП України: «ознайомлення працівників з наказами (розпорядженнями), повідомленнями, іншими документами роботодавця щодо їхніх прав та обов’язків допускається з використанням визначених у трудовому договорі засобів електронних комунікаційних мереж з накладенням удосконаленого електронного підпису або кваліфікованого електронного підпису. У трудовому договорі за згодою сторін можуть передбачатися альтернативні способи ознайомлення працівника…».

Порядок звільнення з посиланням на ч.3 ст. 29 КЗпП України передбачає, що відповідний спосіб листування та процедура звільнення повинні бути врегульовані у трудовому, колективному договорах, в додатковій умові до трудового договору, а працівник (та роботодавець відповідно) має удосконалений електронний підпис або кваліфікований електронний підпис (далі КЕП), за допомогою якого він може підписати будь-яку заяву. У тому випадку, якщо письмовий трудовий договір не було укладено, то від працівника заздалегідь потрібно отримати заяву про засоби комунікації та на її підставі видати відповідний наказ. У наказі зазначаються відомості про електронні пошти працівника та роботодавця, через які буде здійснюватися обмін документами.

Також необхідно враховувати, що такий порядок звільнення потребує і врахування вимог Законів України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22 травня 2003 року № 851-IV та «Про електронні довірчі послуги» від 05 жовтня 2017 року № 2155-VIII.

Будь-який електронний документ, що надсилатиметься працівником чи роботодавцем, повинен мати усі обов’язкові реквізити (як і у паперовій формі), а використання КЕПу надає йому такої ж юридичної сили, як і власноручний підпис, більше того, юридична сила електронного документа не може бути заперечена виключно через те, що він має електронну форму. Звичайне пересилання фото документів (без КЕПу) через месенджери може використовуватися лише для ознайомлення, подання заяви на звільнення без КЕПу ч.3 статті 29 КЗпП України наразі не дозволяє.

Оскільки значна частина працівників не мають КЕПу чи не вміють його використовувати, то виникає ще одне запитання: чи можливе звільнення працівників іншим чином?

У частині 2 статті 7 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» (далі Закон) зазначено, що у період дії воєнного стану сторони трудового договору можуть домовитися про альтернативні способи створення, пересилання і зберігання наказів (розпоряджень) роботодавця, повідомлень та інших документів з питань трудових відносин та про будь-який інший доступний спосіб електронної комунікації, який обрано за згодою між роботодавцем та працівником.

Таким чином, Закон передбачає можливість звільнення працівника дистанційно без використання КЕПу. Проте великою прогалиною трудового законодавства станом на сьогодні є те, що порядок доведення інформації або документів до відома працівників шляхом використання засобів телекомунікаційного зв’язку визначений лише для державних службовців, та затверджений постановою Кабінету Міністрів України «Про затвердження Порядку фіксації доведення інформації або документів до відома державного службовця шляхом використання засобів телекомунікаційного зв’язку» від 11 грудня 2019 року № 1042. Якщо ж мова йде про інші категорії працівників, то вище зазначену постанову можна використовувати за аналогією закону (за відсутності іншого нормативного регулювання).

Для того, щоб у роботодавця була можливість використовувати альтернативні способи ознайомлення, необхідно завчасно отримати від працівників заяви, в яких вони зазначать електронну пошту чи номери телефонів та мобільний додаток, на які їм надсилати документи на ознайомлення, та на підставі заяви видати наказ, яким буде врегульовано порядок обміну документами. Наступний крок передбачає ознайомлення працівника з наказом – особисто під підпис або шляхом надсилання його на електронну пошту чи номер телефону (зазначеній у заяві) та отримання від працівника зворотнього зв´язку (повідомлення).

Після цього приймання, надсилання від працівників/працівникам заяв, наказів, повідомлень здійснюється через визначені засоби зв’язку, а факт доведення інформації або документів до відома працівників доцільно фіксувати протоколом про доведення інформації або документів до відома працівника (за аналогією з держслужбовцями). Лише за дотримання таких рекомендацій у разі виникнення конфліктної ситуації між сторонами, у судовому процесі можна довести, що конкретна особа у певний момент була ознайомлена із трудовою документацією.

Чи буде вважатися такий порядок звільнення законним? На сьогодні це питання залишається спірним. Насамперед, така ситуація зумовлена відсутністю чіткого нормативного регулювання процедурних аспектів, а тому існує ризик того, що суд стане на бік працівника та може визнати звільнення незаконним. Більше того, такий порядок звільнення (без використання КЕПу) можливий лише на період дії воєнного стану.

Наступний варіант дистанційного звільнення передбачає обмін документами через поштових операторів. У цьому разі алгоритм звільнення, приміром за власним бажанням, може виглядати так:

1. працівник надсилає особисто написану заяву (при цьому під час визначення дати звільнення йому потрібно врахувати час, необхідний поштовому операторові, щоб доставити лист). Так, у разі направлення засобами поштового зв’язку заяви про звільнення строк звільнення (наприклад, два тижні) розпочнеться лише тоді, коли роботодавець отримає зазначену заяву;
2. готується наказ про звільнення, який підписує керівник;
3. у день звільнення із працівником проводиться повний розрахунок і надсилається письмове повідомлення про звільнення разом із засвідченою копією наказу про звільнення та письмовим повідомленням про суми, які нарахували та виплатили йому під час звільнення. У графі ознайомлення працівника з наказом варто зазначити, що останній надіслано поштою та вказати номер товарно-транспортної накладної і дату відправлення листа.

Якщо трудова книжка зберігається на підприємстві, то вона також надсилається поштою, на адресу, яку вкаже працівник у заяві на звільнення, оскільки відповідно до п. 4.2. Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, пересилання трудової книжки поштою допускається тільки за письмовою згодою працівника і лише в межах території України (абзац третій пункт 2 постанови Кабінету Міністрів України від 8 вересня 2023 року № 958 «Про затвердження переліку вкладень, заборонених до пересилання у поштових відправленнях, і Порядку вилучення вкладень, заборонених до пересилання, із поштових відправлень та розпорядження ними»).

Ще один можливий варіант дистанційного звільнення – це звільнення через довірену особу. Станом на сьогодні ні Кодекс законів про працю України, ні Цивільний Кодекс України не встановлюють обмежень реалізувати процедуру звільнення на підставі довіреності.

У цьому випадку у тексті довіреності потрібно прямо зазначити працівника, щодо якого довірена особа має вчинити дії, пов’язані зі звільненням, та чітко визначити перелік юридичних дій, які представник зобов’язаний здійснити (подання заяви на звільнення, отримання трудової книжки, грошових сум тощо).

Представник працівника надає нотаріально засвідчену довіреність та документ, що посвідчує особу, роботодавець ознайомлюється з нею та робить її копію, далі процедура звільнення відбувається за звичайним порядком.

Таким чином, звільнення працівників з використанням засобів дистанційного зв´язку було можливе як до введення воєнного стану, так і під час його дії. Але через відсутність чітких алгоритмів, законодавчо врегульованої процедури дистанційне звільнення нині має деякі труднощі, що в підсумку можуть призвести до порушення трудових прав та судового розгляду.