Якщо працівник тимчасово відсутній на роботі?

З 24 лютого 2022 року для українців життя змінилося назавжди. Більшість з нас не змогли вийти на свою звичну роботу. Багато хто, рятуючи своє життя, виїжджали у безпечніші місця, інші – вступали до складу добровольчих формувань Сил тероборони ЗСУ. Як діяти роботодавцям у такій ситуації? Невдовзі українці повернуться до звичного життя, тому кадрову документацію потрібно тримати в належному стані.

Табелювання працівника

Якщо працівник здійснює свій обов’язок як резервіст чи доброволець тероборони, в табелі обліку робочого часу необхідно ставити відмітку «ІН».

Якщо працівник виїхав чи просто не виходить на зв’язок, причину його відсутності слід визначати як нез’ясовану. Типовою формою № П-5 «Табель обліку використання робочого часу», затвердженою наказом Державного комітету статистики України від 05.12.2008 р. № 489, передбачено позначку «Неявки з нез’ясованих причин» з буквеним кодом «НЗ» (цифровий код «28»). У табелі обліку використання робочого часу цю відмітку необхідно проставляти до того часу, поки причини відсутності працівника не будуть з’ясовані. У такій ситуації за час відсутності на роботі заробітну плату працівник не отримує.

Заміна тимчасово відсутнього працівника

У разі виконання обов’язків відсутнього працівника за таких обставин доцільним варіантом буде покладення на іншого працівника підприємства виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника (ст. 105 КЗпП України). Виконанням обов’язків тимчасово відсутнього працівника вважається заміна відсутнього працівника, коли працівник, який замінює, поряд зі своєю основною роботою виконує обов’язки тимчасово відсутнього працівника. Виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника допускається тільки за згодою особи. Тобто працівник має написати заяву, у якій зазначити, наприклад, таке: «Не заперечую проти виконання обов’язків інженера Савчука С.Д. з 02.03.2022 р. на період його відсутності». На підставі заяви видається наказ.

За виконання обов’язків працівнику, як правило, провадиться доплата. Однак якщо посадовою інструкцією працівника передбачено виконання обов’язків іншого працівника на час його відсутності, то такі обов’язки належать до його трудової функції й виконуються без видання окремого наказу та без доплати.

Розмір доплати встановлюється на умовах, передбачених колективним договором. Переважно це 50 % від посадового окладу (тарифної ставки), хоча сума може бути як більшою, так і меншою. Конкретний розмір доплати залежить від обсягу виконуваних робіт і його визначає керівник підприємства в наказі про покладення на працівника обов’язків тимчасово відсутнього працівника.

Для працівників бюджетної сфери, на яких поширюються норми постанови КМУ “Про оплату праці працівників на основі Єдиної тарифної сітки розрядів і коефіцієнтів з оплати праці працівників установ, закладів та організацій окремих галузей бюджетної сфери” від 30.08.2002 р. № 1298, чітко встановлена доплата в розмірі 50 % посадового окладу (тарифної ставки) (пп. 3 п. 3). Зазначена доплата не встановлюється керівникам бюджетних установ, закладів та організацій, їх заступникам, керівникам структурних підрозділів цих установ, закладів та організацій, їх заступникам (пп. 3 п. 3).

Тобто працівник отримує заробітну плату у вигляді окладу (тарифної ставки) за посадою, яку обіймає, та доплату – за наказом про виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника.

Виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника в табелі обліку використання робочого часу не відображається, оскільки здійснюється протягом робочого часу поряд із виконанням обов’язків за основною посадою.

Виконання обов’язків припиняється в день виходу на роботу основного працівника. Наказ про припинення виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника видавати необов’язково.